电子签约可以节省打印、邮寄费用
电子签约可以提供实名认证等服务,防止出现萝卜章
电子签约安全合规防篡改
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很多时候我们在谈电子签约能给企业带来哪些价值时,大多围绕“降本增效”和“安全合规不可篡改”的方向展开。而文章开篇提到的这些恰恰经常被用来阐释这两个维度。
这些听起来相对容易理解,也确实是企业关心的问题。
关于电子签约的应用价值,一家融资租赁企业做了一份数据总结:
“应用电子签约后,跟一家代理商签约一年可节省60万的邮寄打印费,现在只在10家代理商中应用了电子签约,一年共节省了600万。后续打算推广至60家代理商。”
算下来,这确实是一笔不菲的费用。但如果深究,我们发现前面只是冰山一角,能阐述“降本增效”这个价值点的维度远不止此。
正如“签约提效可节省15天的资金流转周期”类似的反馈所呈现的那样,电子签约对企业的影响远比我们看到的“节省邮寄打印成本”要多。而这种“多”是建立在不同行业、不同企业各自应用场景之上的。
拿其中的供应链场景来说。
前不久,我们访谈了一些企业,在这过程中意识到“哪怕大家都将电子签约应用在了供应链场景,后续所产生的效应也不同。”
可以说电子签约在每家企业都有自己的专属故事。
下面要说的这则案例调研,来自一家早在2017年就开始使用上上签电子签约的大型连锁零售企业。
一、在普遍关注供应链提效时,签约痛点被放大
供应商签约场景
在刚刚过去的“2021中国零售业供应链年会“上,中国连锁经营协会彭建真秘书长分享了对协会理事会关于供应链话题的调研。
调研结果显示,在企业负责人最关注的供应链话题里,排在首位的是“提升企业供应链效率的数字化应用”,包括供应链自动化和智能化。
图片来源:中国连锁经营协会官微
作为国内连锁商超的头部企业,这家企业自成立伊始就极其注重用数字化手段完善供应链科技体系。20年间集团业务已覆盖全国29个省份,500多个城市,超市数量达到1000多家。
如此迅速的发展更多的得益于集团长久以来对数字化建设的投入。
在连锁商超行业,这家企业是较早开始实践电子签约的品牌之一。其拥有国内完善的供应链管理体系,在供应商资质审核、入驻合作、订单签署、对账结算和金融服务等业务场景均存在签约需求。
考虑上线电子签约,主要是面临以下挑战:
企业的供应商超过2万家,签约单据数量庞大。
最初是基于传统 UKEY 解决方案,将电子签约应用于供应商贷款服务中,但这种方式存在运维成本高、签署体验不佳、系统兼容性差等制约因素,申请 UKEY 的时长甚至要久于合同签署,无法适应企业信息化建设及业务线上化签署的要求,所以一直无法有效地推广起来。
因此决定引入上上签电子签约,打造供应链“云签”服务,在实现线上便捷签署的同时解决以下几方面业务问题:
1. 合同数量大、签署频繁,签订过程周期长
除了与各供应商之间签订长期合作协议外,企业还会根据商品销量随时下单并定期结算。商品的品类不同结算周期也不尽相同,结算周期短则按周,长则以月计。甚至有大宗货物需要提前囤积时还要当天结算,因此单据数量巨大。
在原有的业务流程中,结算单据需要线下进行,由供应商指派专人定期携带印章前往现场线下核对并进行签署,这样增加了供应商结算的工作量,也使得结算时间大大延长。
针对以上情况,这家企业在供应商管理平台中,通过接入上上签电子签约服务,搭建了“云签”模块,将供应商入驻、资质审核、在线签约、订单管理及对账结算实现一体化线上服务。
供应商通过平台账号进行线上核对,及时反馈疑议,无需再指派人员往返现场,在线用印即可完成签署。
采用云签方式后主要有两方面价值:
(1)在签署形式上,相关负责人在线即可完成合同预览和审批,验证码确认完成签署,全程操作简单快捷,提升了内部员工和外部合作伙伴的签署体验;
(2)在签署流程上,减少了供应商线下在各部门之间往返修订及核验的繁琐流程,通过转为系统引导,极大提高了签约效率。
2. 供应商资质审核周期长,审核及存管成本高
该连锁零售企业合作的供应商规模各异且遍布全国。在有新商家与其合作前,企业需要对供应商进行资质审查。以往采用邮寄的方式收集,但存在着诸多潜在风险。
譬如,难以鉴别资质真伪,无法及时获悉供应商业务人员的变更,资质有误重新邮寄加长了业务审核周期,没有及时更新供应商变更的主体信息等。
上线电子签约后,企业统一要求其供应商在注册后在线提交资质材料,通过科技手段实名认证的方式对信息进行核验、初筛后,再由自身的业务人员进行审核。这样在加快注册和审核进程,减轻业务负担的同时,规避了资质及信息被篡改冒用的风险。
并且,后续供应商资质如有变更,也可以在线核验并要求供应商重新提交。
这家企业的供应链系统为商家提供了完善的平台管理体系,对于大型供应商支持自主分配企业成员的用章权限,可根据企业实际业务流程自主按照商品品类和所属区域设定用印人员。
此外,也支持供应商在系统中自行维护信息的变更,在保障业务灵活度的同时,最大程度节约了运维成本。
除供应商签约场景,其他线上签约场景也很多
完善的供应链体系是这家企业能成为商超行业龙头的核心优势,其供应链场景除上述供应商入驻业务外,还涉及产地采购、内供外销、物流运输以及金融服务等各环节。
在完成供应商入驻协议及对账单相关场景的线上流程改造之后,这家企业陆续向集团内其他业务线进行了电子签约推广。先后应用于人事场景、物流运输场景、供应链金融等场景。
人事场景:企业在全国20多个省市拥有上千家门店,员工超过 10 万人。签约主体地域跨度大,人员受教育程度参差不齐且流动性高。因此将人事合同搬移至线上后,不但可以减轻各门店的人工成本,还能够实现合同的线上管理和统一用印管控。
供应链金融场景:集团专门为其供应商提供金融服务,服务内容涉及小额贷款、金融产品、消费贷款以及抵押贷款等场景,通过提供便捷的低息贷款,帮助供应商缓解资金紧张,建立良性的供应链生态。
2020年,企业在金融场景的合同类型较多,对签约时效性要求非常高,电子签约的引入,为供应链金融业务的开展提供了强有力支撑。
另外,这家企业在物流场景也开始应用电子签助力业务的开展。
02. 企业应用电子签约的价值反馈
如前面所呈现的那样,在 2017 年引入上上签电子签约后,这家企业优先在相对复杂的供应商入驻和签署量巨大的对账场景中采用了“电子签约”,完善了从资质审核、证书发放、在线签署及后续合同在线管理的全流程管理链条。
上上签电子签约的产品解决方案和系统成熟度,得到了企业方面的高度认可。
经企业反馈,电子签约对其业务和管理的价值主要体现在以下几方面:
1. 缩短签约周期,优化签约体验
以往在月底结算时大量供应商人员需前往现场进行订单核对,效率低下且容易出错。对于部分对印章管控严格的供应商而言,还需将单据邮寄至其公司加盖公章后寄回,一旦有数据错误就需要重新打印和邮寄,不仅操作不便且延长了签署周期和结算周期。
上线电子签约后,签约时间缩短至 24 小时内,如有异议支持在线申诉,可及时修改,完成签署。
2. 合同内容统一管控,释放人力
原线下签约时,合同的修订、审批与复核时间周期较长,线下审核效率低下,往往一个部门需设置4-5位员工,专人负责合同内容的核对、合同扫描、归档和存管等工作。
转为线上签署后,可由模板控制内容,审核人员减少至1人,其仅需关注付款周期、返点比例等主要变量即可,规避了合同被篡改的可能。
3. 适应企业全面数字化转型
据企业介绍,公司将信息化建设视为下一阶段发展的首要任务。
技术方面,目前应用的云计算、大数据分析等系统。业务模式方面,掌上APP、配送到家等,无不是为企业的数字化转型服务。而电子签约作为信息化的“最后一公里”,打通了业务的最后签约环节,助力企业完成全面的线上数字化转型。
结语
电子签约甚至会帮企业解决一些意想不到的问题,下面就是来自一位上上签电子签约项目经理的反馈:
类似这种的电子签约实践故事有不少,而这也让我们感受到了来自电子签约的魅力。
回答文章标题和开篇所提到的,电子签约的价值点不仅仅是简单地将纸质合同变成电子合同,更是对其业务管理与运营管控的一次经营革新:规避合同篡改风险,优化业务流程,减少事务性工作,实现数据线上管理,杜绝印章被乱用的可能。有助于企业从源头上规范其供应链,进一步实现精细化管理,提升渠道运营效率。
